Menggunakan Email Untuk Komunikasi

Penggunaan Intenet untuk Komunikasi (E-mail)

Email atau dalam istilah Indonesia, surat elektronik, adalah aplikasi yang memungkinkan para pengguna internet untuk saling berkirim pesan melalui alamat elektronik di internet.

Para pengguna email memilki sebuah Mailbox (kotak surat) elektronik yang tersimpan dalam suatu Mailserver.

Suatu mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam bentuk penerimaan maupun pengiriman pesan. Pesan yang diterima akan ditampung dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat mengecek isinya, menjawab pesan, menghapus, atau menyunting dan mengirimkan pesan email.

Layanan email biasanya dikelompokkan dalam dua basis, yaitu email berbasis client dan email berbasis web.

Bagi pengguna email berbasis client, aktifitas per-emailan dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, misalnya Outlook Express atau Thunderbird. Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat.Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) email dari mailbox.

Sebaliknya, bagi pengguna email berbasis web, seluruh kegiatan per-emailan harus dilakukan melalui suatu situs web. Dengan demikian, untuk menggunakannya haruslah dalam keadaan online. Email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis seperti googlemail (www.gmail.com) atau YahooMail (mail.yahoo.com).

Beberapa pengguna email dapat membentuk kelompok tersendiri yang diwakili oleh sebuah alamat email. Setiap email yang ditujukan ke alamat email kelompok akan secara otomatis diteruskan ke alamat email seluruh anggotanya. Kelompok semacam ini disebut sebagai milis (mailing list). Sebuah milis didirikan atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk keperluan diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya. Saat ini, salah satu server milis yang cukup banyak digunakan adalah Yahoogroups (www.yahoogroups.com).
KELEBIHAN PENGGUNAAN E-MAIL

1. Nyaman

Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan. Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data).

2. Cepat

Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun.

3. Murah

Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar negeri.

4. Hemat sumber daya

Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya.

5. Global

E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia.

6. Reliabel

Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus.

7. Pesan multimedia

Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.

Mengirim E-Mail

Setelah kita memiliki e-mail, kita dapat mengirim e-mail kepada siapa saja yang kita inginkan, selama orang yang kita tuju juga memiliki e-mail dan kita mengetahui alamat emailnya.


Untuk dapat mengirim e-mail, ikuti langkah-langkah sebagai berikut.

1. Masukanlah ke e-mail kita dengan menggunakan cara yang telah dijelaskan sebelumnya.

2. Lalu pada halaman e-mail kita, klik Compose yang berada tepat dibawah Check Mail,maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

Isilah kotak-kotak yang ada sebagai berikut:

Y To : Diisikan dengan alamat e-mail yang kita tuju, penulisannyaharus lengkap disertai dengan tanda @ dan URLnya.

Y Subject : Diisikan tema/subjek surat kita.

Y Cc : Diisikan orang kedua yang akan kita kirimi e-mail yang sama.

Y Bcc : Diisikan orang ketiga yang akan kita kirimi e-mail yang sama.

Kita dapat mengosongkan Cc dan Bcc jika kita hanya akan mengirimkan e-mail pada satu orang saja, atau cukup kita beri tanda koma pada tiap-tiap e-mail yang berbeda pada kotak isian To, contoh : Aku@yahoo.com, kamu@plasa.com, kalian@hotmail.com, dan seterusnya.

3. Setelah semua selesai diisi, dan surat siap dikirim, maka klik Send untuk mengirim. Maka akan muncul tampilan berikut.

4. Pada tampilan ini Yahoo akan memberitahukan status pengiriman e-mail tersebut. Jika e-mail sukses dikirim maka akan muncul tulisan Your mail (subjek surat) has been sent to : e-mail penerima. Jika tidak sukses, Yahoo akan memberitahukan kesalahan.

5. Ulangi lagi langkah pada point 2 jika Anda akan mengirimkan e-mail yang lain atau klik sign out untuk menutup e-mail Anda.

Mengirim Gambar dan File Melalui E-mail

Seperti telah kita ketahui, bahwa dengan e-mail selain kita dapat mengirimkan surat kita juga dapat mengirimkan foto, gambar, file word, file excel, file power point, dan sebagainya yang ada pada harddisk atau dikset kita, hal semacam ini dinamakan attachment.

Untuk dapat meng-attach file, ikuti langkah-langkah sebagai berikut.

1. Buka e-mail dan posisikan dalam keadaan siap mengirimkan e-mail sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya.

2. Kita dapat lihat tulisan Attachments tepat diatas tombol Send. Klik attachment untuk meng-attach file yang diinginkan. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

3. Klik browse, maka akan muncul jendela Choose file.

4. Cari file yang akan kita attach lalu klik ganda pada file tersebut. Maka kita akan dibawa kembali pada jendela Attachment dan lokasi file yang kita klik ganda tadi sudah tertera pada kotak browse. Kita dapat meng-attach 3 file sekaligus dalam 1 e-mail dengan mengklik tombol browse selanjutnya yang berada di bawah tombol browse pertama. Maksimal besar file yang di attach adalah 4 MB.

5. Kemudian klik Attach untuk meng-attach file yang telah kita browse tadi. Tunggulah beberapa saat untuk Yahoo memindah file tersebut pada servernya sekaligus menscan virus pada file tersebut.

6. Jika proses ini sukses maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

7. Klik Done, maka akan kembali pada jendela Compose. Akan terlihat oleh kita file-file yang kita attach tertulis tepat di atas tombol send.

8. Klik Send untuk mengirim e-mail kita beserta file Attachmentnya. Pastikan kita telah mengisikan alamat e-mail yang dituju pada kotak To dan tema surat pada kotak Subject. Jika kita lupa mengisi subject atau isi surat, maka Yahoo akan mengingatkan kita untuk mengisinya, namun kita boleh mengabaikan peringatan ini.

Format Penulisan Alamat Email

Format penulisan alamat email dapat dituliskan sebagai berikut:

namamailbox@namamailserver

Keterangan:

@ menyatakan at atau di.

Nama mailbox dapat diisi dengan nama user.

Nama mailserver dapat diisi dengan nama server tempat mailbox disimpan.

Contoh nama mail server antara lain yahoo.com, hotmail.com, atau plasa.com.

Kode Etik Penggunaan E-mail


Berikut ini beberapa hal yang harus diingat berkenaan dengan penanganan email secara profesional:

1. Tetaplah sopan, jangan “urakan“.

Menggunakan bahasa yang sopan sesuai dengan tata bahasa.

2. Tulis pesan secara singkat, langsung pada inti permasalahan.

Konsentrasikan pada satu subjek untuk setiap pesan bila memungkinkan.

3. Pergunakan huruf besar pada awal kalimat saja.

Bila menggunakan huruf besar semua akan memberi kesan bahwa kita sedang berteriak. Bila menggunakan huruf kecil semua juga akan menimbulkan kesan malas. Jadi lebih baik gunakan tanda (*) atau dengan mencetak tebal (Bold) pada satau atau beberapa kata penting.

4. Pergunakan blind copy dan courtesy copy dengan tepat.

5. Jangan gunakan email sebagai alasan untuk menghindari kontak personal.

Jangan lupakan nilai dari sebuah tatap muka atau bahkan komunikasi suara. Jangan gunakan email untuk menghindari situasi yang kurang menyenangkan atau untuk menutupi sebuah kesalahan.

6. Ingatlah bahwa email kurang terjaga privasinya.
7. Jangan mengirim pesan berantai, peringatan virus atau email “sampah”.

8. Ingatlah bahwa nada bicara kita tidak “terdengar” di email.

-di kutip dari google dan beberapa sumber lainnya-